Во-первых, что означает, собственно, аббревиатура «POS». Два основных варианта расшифровки - это Point Of Sales (т.е. «точка продаж») или Point Of Service (т.е. «точка обслуживания»). Таким образом POS-терминалы и POS-системы представляют собой аппаратно-программное решение для автоматизации работы кассира или менеджера по обслуживанию клиентов.
Функциональность POS-систем и POS-терминалов в большой степени зависит от программного обеспечения - кассового приложения, используемого для проведения операций. Если необходим широкий набор функций, следует выбрать кассовую программу, которая поддерживает не только стандартные операции (прием-возврат денег, различные способы оплаты, сторнирование и т. п.) , но и дополнительные функции, такие как работа с маркетинговыми программами, включающими в себя акции, бонусы и скидки. Поскольку кассовые программы синхронизируются с определенной контрольно-кассовой техникой, часто бывает, что ККМ выбирается под кассовое приложение, а не наоборот.
В надежности приобретаемого оборудования нуждается любая фирма, независимо от того, где будет использоваться POS-терминал или POS-система. В этом вопросе специалисты по кассовому оборудованию рекомендуют опираться на опыт компаний-производителей и на их репутацию на рынке.
Дизайн и эргономика POS-систем и терминалов, в том числе расположение составляющих частей на рабочих поверхностях кассового пространства, определяются, как правило, типом посадки кассира относительно покупателей, принятым в точке продаж. Наиболее популярными концепциями расположения кассиров в настоящее время являются следующие: классическая, фронтальная и работа стоя. Рассмотрим связь дизайна POS-терминалов и систем с типом посадки на примере фронтальной. Как можно догадаться из названия, кассир располагается лицом к покупателю, поэтому предпочтение в дизайне и эргономике отдается совмещенным в одном блоке мониторе с клавиатурой, а также денежным ящикам с вертикальной крышкой. Специализация и формат торговой точки также имеет немалое значение в выборе дизайна. Например, для бутика главную роль играет внешний вид, а также цвет кассового оборудования. А в супермаркетах требования в основном направлены на удобное расположение ККТ относительно движения кассира в кассовом пространстве, что в свою очередь значительно повышает скорость и качество обслуживания - основной критерий прибыльности.
Зачастую, внешне POS-системы мало отличаются от POS-терминалов. В стандартной комплектации, как правило, присутствует системный блок (полноценный компьютер или аналог карманного компьютера (КПК)), устройство для печати чеков, монитор или дисплей кассира, дисплей покупателя, денежный ящик, специализированная клавиатура, считыватель магнитных карт, сканер штрих-кода. Некоторые устройства могут быть объединены в едином корпусе (характерный пример - это моноблочные системы, совмещающие в себе компьютерную часть, монитор, клавиатуру (или Touch-дисплей) и считыватель магнитных карт).
Основное же отличие POS-системы от POS-терминала сводится к вопросу о том, где располагается блок фискальной памяти (ФП) и ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная), то есть «кассовая часть».
В POS-терминале кассовая часть совмещена с компьютерной, а в POS-системе она помещается в устройство для печати чеков, которое в таком случае называется «фискальный регистратор» (в первом случае это чековый принтер).
Из этой отличительной особенности и вытекают все остальные различия в эксплуатации рассматриваемых устройств.
Что надо сделать в первую очередь после приобретения POS-терминала или POS-системы? Правильно, зарегистрировать в ИФНС (инспекции федеральной налоговой службы), активизировать ЭКЛЗ и фискальную память. Для этого оборудование необходимо привезти в отдел регистрации контрольно-кассовой техники (ККТ).
При этом POS-терминал придется везти практически в полном комплекте, а это штука достаточно громоздкая и увесистая. Из POS-системы же достаточно захватить с собой только фискальный регистратор, потому как любой уважающий своих клиентов ЦТО ККМ (центр технического обслуживания контрольно-кассовых машин) оснащает своих специалистов ноутбуками или карманными компьютерами для проведения всех необходимых процедур в отделе регистрации ККТ. При этом фискальный регистратор по размерам не превосходит чековый принтер POS-терминала.
Для регистрации оборудования в ИФНС вам придется заключить договор на его техническое обслуживание с авторизованным производителем POS-терминала (POS-системы) ЦТО. Здесь всплывает второе яркое отличие. А именно цена обслуживания. Поскольку налоговики требуют договор на обслуживание только «кассовой части», то в случае покупки POS-системы у вас возникает возможность выбора - поставить на обслуживание только фискальный регистратор или всю систему. В случае приобретения POS-терминала такого выбора нет. Естественно обслуживание только фискального регистратора стоит дешевле за счет того, что ЦТО не отвечает за работу остального оборудования и программного обеспечения да и найти ЦТО, который возьмется сопровождать POS-терминал (POS-систему) гораздо сложнее. Впрочем не стоит рассматривать вышесказанное как агитацию за такой вариант договора на техническое обслуживание. Его можно рекомендовать только в том случае, если у вас есть свои грамотные специалисты-компьютерщики да еще желательно с опытом работы с оборудованием и (что немаловажно) программным обеспечением выбранного вами производителя.
Еще один аргумент в пользу POS-системы на базе фискального регистратора заключается в следующем. Совершенно очевидно, что ожидать от ЦТО сверхбыстрого ремонта сложной компьютерно-кассовой системы стоит вряд ли. Поэтому целесообразным представляется наличие резервного кассового узла, поскольку штрафы за неиспользование ККТ или за работу на неисправной ККТ вне зависимости от причин достаточно велики. В случае POS-терминала вам придется иметь запасной POS-терминал практически в полной комплектации, поскольку кассовая часть неотделима от самого терминала. Если же у вас POS-система, то достаточно приобрести один резервный фискальный регистратор и просто подключать его при необходимости взамен отказавшего. При этом компьютерная часть при необходимости тоже может быть временно заменена на стандартный ПК. Не забудем здесь, кстати, что резервная кассовая техника точно так же должна быть поставлена на учет в ИФНС и обслуживаться в ЦТО. Кстати при замене всего POS-терминала вам скорее всего придется изменять настройки его программного обеспечения (ПО), а в случае замены фискального регистратора настройки ПО остаются неизменными.
